Varje år får Eons avdelning Tillstånd och rättigheter in omkring 1 500 förfrågningar från Lantmäteriet rörande servitutsrättigheter, alltså bolagets rättigheter att ha elledningar på annans mark. Merparten av dessa ärenden hanteras sedan några månader tillbaka av roboten Gudrun istället för mänskliga handläggare.
Lantmäteriet mejlar en Excelfil med förfrågningar kring Eons rättigheter på fastigheter som berörs av lantmäteriförrättningar. Gudrun läser sedan av informationen i filen och registrerar den i Eons ärendehanteringssystem. Eventuella filer såsom kartor och annat underlag sparas ner i ärendet. En mänsklig handläggare behöver fortfarande titta i bolagets fysiska arkiv, men planen är att roboten även ska skicka in svaren på förfrågningarna via mail tillbaka till Lantmäteriet.
Regelstyrda uppgifter
Gudrun är ett exempel på så kallad robotiserad processautomatisering (förkortat RPA), alltså att använda enklare sorters artificiell intelligens för att automatisera arbetsuppgifter. Jeanette Bosund är gruppchef på Tillstånd och Rättigheter på Eon och ledde projektgruppen som skapade Gudrun:
– Eon vill sprida användningen av RPA i organisationen, och när vi på vår avdelning letade efter möjliga områden såg vi att tekniken passade väldigt bra för de här uppgifterna, säger hon.
Att hantera rättighetsförfrågningar är nämligen tidskrävande, men samtidigt förhållandevis repetitivt och regelstyrt.
– Ibland har Lantmäteriet en mer komplex förfrågan som skickas vidare till en mänsklig handläggare, men de flesta ärenden klarar Gudrun själv. Totalt kommer roboten spara cirka 250 arbetstimmar om året för oss, säger Jeanette Bosund.
Mersmak för AI
Förutom ett par it-experter och en processexpert fick projektgruppen stöd från Eons koncerngemensamma organisation för RPA.
– Vi kartlade hur en mänsklig handläggare arbetar, klick för klick, och sammanställde detta som underlag åt it-utvecklarna om hur roboten ska fungera. Vi har också behövt ha ett nära samarbete med Lantmäteriet för att deras medarbetare fortsättningsvis ska skicka oss förfrågningar enligt en särskild mall och filformat.
Att skapa Gudrun var inte särskilt resurs- eller tidskrävande, och projektet har gett mersmak för AI och robotisering på Jeanette Bosunds avdelning.
– Det har varit jätteroligt och lärorikt, och vi ser stor potential för att kunna programmera om Gudrun lite och använda den till andra uppgifter också. Exempelvis för våra detaljplans- och bygglovsförfrågningar.
Hon är tydlig med att målet med robotiseringen inte är att bli av med personal. Det finns många värdefulla uppgifter hennes kollegor skulle kunna ägna sig åt om de bara hade tid.
Vad har Jeanette Bosund då för lärdomar till andra energibolag som vill börja använda RPA?
– Fokusera på processarbetet. Det är där man sätter grunden för en bra robot. Men undersök också om RPA verkligen är den mest effektiva lösningen för en viss arbetsuppgift.
Linus Olin
