– Ärligt talat så hade We Effect en lösning med sina glansdagar bakom sig och med den utgångspunkten hjälpte vi till att implementera vårt molnbaserade affärssystem, säger Marie Löfgren, operativ chef hos Xledger.
Att navigera i 19 länder och 16 valutor kräver mycket av ett affärssystem. När We Effect, världens största kooperativa biståndsorganisation med fokus på att bekämpa hunger, skulle byta affärssystem så var kravbilden hög.
– En av utmaningarna för We Effect var att de arbetade decentraliserat i en global kontext. Man kan säga att fem regioner arbetade i samma system, men fungerade som fem olika organisationer, säger Marie Löfgren.
– Vi identifierade att We Effect behövde en enhetlig lösning för globala processer. Ett system för att öka effektiviteten, öka transparens och styrning, uppföljning och rapportering. Den typen av behov är vi på Xledger vana vid att möta då vårt affärssystem används av drygt 10 000 företag i över 100 länder.
We Effects utmaning är komplex. Eftersom organisationen är svensk så är redovisningsvalutan i svenska kronor men många utgifter är i flera lokala valutor. Utifrån de förutsättningarna blev Xledger ett självklart val.
Övergången till Xledger gjordes mitt i den brinnande pandemin, en utmanande tidpunkt för en global organisation med relativt låg IT-mognad.
– Förutsättningarna var extra tuffa för We Effect eftersom de inte kunde vara med i implementeringen handgripligen. Men min uppfattning är att alla tycker att det var värt det eftersom Xledger underlättar otroligt mycket för dem, säger Marie.
Xledgers affärssystem samlar all information på ett tydligt och överskådligt sett. Det är molnbaserat med egen infrastruktur, driftsäkert och uppdateras automatiskt.
– Med Xledger kan våra kunder jämföra bananer med bananer medan de tidigare försökte dra slutsatser ur en smoothie. Marie lägger till;
– Det är en trygghet för våra kunder att systemet fungerar utan handpåläggning och att de inte behöver ha den typen av kompetens själva, utan kan fokusera på kärnverksamheten istället.
Organisationer som finansieras av förtag, organisationer och privatpersoner har höga krav på att det är ordning och reda på var pengarna hamnar.
– Med Xledger fick We Effect högre transparens och högre kvalitet i sin rapportering. De har nu möjlighet att göra interna kontroller eftersom det går att göra stickprov direkt i systemet. Skulle de upptäcka något konstigt kan de agera blixtsnabbt, säger Marie Löfgren.
Vad vill du skicka med till andra organisationer som står inför ett byte av affärssystem?
- Du måste jobba med dina processer eftersom de måste anpassas till det nya systemet, antingen en bit i förväg eller samtidigt. Jobba med kommunikation internt genom hela processen och skapa en projektorganisation med en styrgrupp, säger Marie.
Marie Löfgren pekar på fördelarna affärsverktyget har för en internationell aktör som We Effect – särskilt när det kommer till valutahantering:
– I Xledger uppdateras exempelvis valutakurserna per automatik och en transaktion kan ha upp till fem olika valutor. För en global organisation som We Effect är det också en fördel att kunna koppla ett flertal olika funktioner till varje valuta, så som rapportering, budget och kursjusteringar, säger hon och avslutar:
– För oss på Xledger är det glädjande att se hur väl affärssystemet stöttar We Effects verksamhet och då inte minst valutahanteringen.
Xledger är ett 100-procentigt molnbaserat affärssystem grundat 2000. Idag är Xledger etablerat i USA, Storbritannien, Norge, Sverige och Finland. Xledger används idag av fler än 10 000 företag och har över 100 000 användare i över 100 länder. Lösningen är designad för maximal automation, insikt och skalbarhet.