Att navigera i 19 länder och 16 valutor kräver mycket av ett affärssystem. När We Effect, världens största kooperativa biståndsorganisation med fokus på att bekämpa hunger, skulle byta affärssystem så var kravbilden hög.
– Vi jobbade alltför decentraliserat i en global kontext. Man kan säga att våra fem regioner haft samma system, men fungerat som fem olika organisationer, säger Charlotte Bäckstrand.
– Vi behövde byta till något som var mer enhetligt för våra globala processer. Det fanns ett behov av att öka effektiviteten, öka transparens och styrning, uppföljning och rapportering.
Efter en grundlig process föll valet på Xledger, ett helt molnbaserat affärssystem som idag används av fler än10 000 företag i över 100 länder.
We Effects utmaning är komplex. Eftersom organisationen är svensk så är redovisningsvalutan i svenska kronor men många utgifter är i flera lokala valutor. Utifrån de förutsättningarna blev Xledger ett självklart val.
Övergången till Xledger gjordes mitt i den brinnande pandemin, en utmanande tidpunkt för en global organisation med relativt låg IT-mognad.
- Det är klart att det var extra tuffa förutsättningar när man inte kan vara med onsite men nu råder det inga tvivel om att Xledger underlättar otroligt mycket för oss, säger Bäckstrand.
Xledgers affärssystem samlar all information på ett tydligt och överskådligt sett. Det är molnbaserat med egen infrastruktur, driftsäkert och som uppdateras automatiskt.
Vi behöver bara ett system, ”one singel source of truth” det är nog vår största vinning. Nu kan vi jämföra bananer med bananer medan vi tidigare försökte dra slutsatser ur en smoothie. Bäckstrand lägger till.
- Det är en trygghet för oss att systemet fungerar utan handpåläggning och att vi inte behöver ha den typen av kompetens själva, vi kan fokusera på kärnverksamheten istället.
We Effect finansieras av företag, organisationer och privatpersoner, något som ställer höga krav på att det är ordning och reda på vart pengarna hamnar.
- Med Xledger kan vi ha en högre transparens och högre kvalitet i vår rapportering. Vi har också effektivare interna kontroller eftersom det går att göra stickprov direkt i systemet. Skulle vi upptäcka något konstigt kan vi agera blixtsnabbt, säger Bäckstrand.
Vad vill du skicka med till andra organisationer som står inför ett byte av affärssystem?
- Du måste jobba med dina processer eftersom de måste anpassas till det nya systemet, antingen en bit i förväg eller samtidigt. Jobba med kommunikation internt genom hela processen, skapa en projektorganisation med en styrgrupp.
Marie Löfgren, operativ chef hos Xledger, pekar på fördelarna affärssystemet har för en internationell aktör som We Effect – särskilt när det kommer till valutahantering.
– I Xledger uppdateras exempelvis valutakurserna per automatik och en transaktion kan ha upp till fem olika valutor. För en global organisation som We Effect är det också en fördel att kunna koppla ett flertal olika funktioner till varje valuta, så som rapportering, budget och kursjusteringar, säger hon och avslutar.
– För oss på Xledger är det glädjande att se hur väl affärssystemet stöttar We Effects verksamhet och då inte minst valutahanteringen.
Xledger är ett 100-procentigt molnbaserat affärssystem grundat 2000. Idag är Xledger etablerat i USA, Storbritannien, Norge, Sverige och Finland. Xledger används idag av fler än 10 000 företag och har över 100 000 användare i över 100 länder. Lösningen är designad för maximal automation, insikt och skalbarhet.