Manuella processer, otympliga Excel-filer och dålig överblick... känns det igen? Lyckligtvis finns det idag gott om möjligheter att digitalisera och automatisera jobbet med lön och HR – och spara både pengar och värdefull tid. Men vad utmärker egentligen det optimala personalsystemet? Och hur ser ni till att hitta en lösning som matchar just era behov?
På Flex Applications har vi lång erfarenhet av att hjälpa företag i energibranschen att effektivisera sin vardag. Här tittar vi närmare på fem vanliga utmaningar i er personaladministration – och hur ni löser dem.
1. Att få tidrapporteringen att bli av
Många sura miner kring tidrapporteringen? Lösningen: säg hejdå till krångliga Excel-ark och omoderna system som bara kan nås från kontorsdatorn. Satsa istället på ett system och en app där medarbetarna kan checka in och ut, byta projekt och hantera sin frånvaro på några sekunder – på en touchscreen i omklädningsrummet, i laptopen eller i mobilen när de är ute på jobb. Vill ni automatisera ännu mera? Då finns också en smart funktion som sköter projektbytet med automatik via mobilens GPS. Smart, eller hur?
2. Att hantera komplexa arbetstidsregler – utan handpåläggning
Har ditt företag många olika personalkategorier och komplexa arbetstidsregler? Skiftarbete? Jour? Beredskap? Alltför ofta får administratörer lägga ändlösa timmar på manuella speciallösningar för att tackla olika avvikelser som systemet inte klarar av. Så ska det inte behöva vara om du frågar oss! Tipset är därför: gör en ordentlig inventering av ditt företags behov, syna olika leverantörer i sömmarna och försäkra er om att systemet ni väljer tickar alla era boxar när det kommer till avtal och regelverk.
3. Att följa upp nedlagd tid
Kanske behöver ni också ha järnkoll på var arbetstimmarna läggs – vare sig det gäller fakturering mot kund eller internredovisning? Se till att systemet erbjuder en flexibel lösning för rapportering och uppföljning på till exempel projekt, kostnadsställe eller anläggning – eller valfri annan enhet efter just ditt företags behov. I det optimala tidsystemet kan ni använda valfritt antal konteringar och enkelt skräddarsy strukturen så att den matchar rapporteringskraven i just er organisation. Ett system som anpassar sig efter er och inte tvärtom, kort och gott!
Läs mer om hur du kan förenkla vardagen med ett webbaserat personalsystem.
4. Att bevaka tidsbegränsade certifikat
Hur matchar vi rätt kompetens till rätt uppdrag? Och hur vet vi när ett certifikat är på väg att passera sitt bäst-före-datum? Lösningen: välj ett HR-system som hjälper er att strukturera upp information om kompetenser och viktiga deadlines. Exempelvis kan ni lägga in certifikat för heta arbeten och deadline för när de ska förnyas – så att ni i god tid kan boka in era medarbetare på nästa utbildningstillfälle. Behöver ni även bevaka status kring körkort och förarbehörigheter? Genom att koppla samman ert personalsystem med Behörighetskontroll Yrkestrafik BKY kan ni låta systemet göra automatiska kontroller mot Transportstyrelsens register – tidsbesparande och tryggt!
5. Att inte tappa överblicken
Tidrapporter i ett system, löner i ett annat och scheman i Excel. Personuppgifter, blanketter och avtal utspridda i diverse mappar på datorn... Kämpar ni med att få till en bra struktur och överblick? Svårt att få era system att synka med varandra? Lösningen: satsa på en helhetslösning som samlar allt du behöver på ett ställe – snyggt, strukturerat och alltid sökbart. Större kontroll över IT-budgeten, enklare vägar till support och bättre underlag för rapporter och statistik är andra fördelar ni får på köpet.
Dags för en smartare personaladministration? Vi hjälper dig!
Är du och dina kollegor redo att ta nästa kliv mot en smartare och effektivare arbetsdag? Med Flex HRM får ditt företag en modern och sömlös helhetslösning för reseräkning, schemaplanering, tidrapportering, lön och HR – allt i ett enda system.
Vill du veta mer om fördelarna – och varför andra energiföretag tycker att Flex HRM är ett lysande val? Missa inte vårt kostnadsfria webinar skräddarsytt för dig som jobbar i energibranschen. Läs mer och anmäl dig här.